Pourquoi choisir un service externalisé en permanence téléphonique ?

permanence téléphonique

La mise en place d’une permanence téléphonique externalisée permet d’optimiser la gestion des appels entrants. Souvent, les sociétés, quelles que soient leur taille et leur activité, n’ont pas le temps ni les ressources pour entreprendre elles-mêmes cette tâche. De ce fait, elles se tournent la plupart du temps vers un prestataire spécialisé et compétent. C’est un réel gage d’une relation client personnalisée et performante. Ci-après un aperçu des avantages de l’externalisation de la permanence téléphonique.

Bénéficier d’une meilleure organisation

Une permanence téléphonique externalisée est la meilleure solution pour les entreprises afin d’offrir un service plus professionnel. Généralement, ce service s’adresse à tous les professionnels tels que les artisans, les grands groupes, les TPME… Le choix de l’externalisation est notamment l’option idéale pour déléguer la gestion téléphonique à des experts. De plus, elle permet aux secrétaires en interne de se concentrer davantage sur d’autres missions à plus de valeur ajoutée. Il est même possible de confier la totalité du secrétariat au prestataire. Il suffit de réaliser un suivi régulier des tâches réalisées.

Pour rappel, la permanence téléphonique est le premier contact des clients et prospects avec sa société. En effet, les téléopérateurs assureront le traitement des appels au nom de celle-ci. Ils sont surtout amenés à offrir une image positive aux clients. Cela évitera en plus les appels manqués. En règle générale, le prestataire de ce type de service est en mesure de se charger de missions chronophages et répétitives telles que le traitement des appels entrants, la gestion des courriers, la prise de rendez-vous, le traitement et le transfert des messages, l’organisation des agendas…

Réaliser des économies non négligeables

L’aspect financier reste souvent le frein à la mise en place d’une permanence téléphonique. C’est le cas pour les structures qui souhaitent sa mise en place en interne. Généralement, un service dédié demande le recrutement d’un personnel dédié à la réception et au traitement des appels téléphoniques entrants. La société en question doit assurer le payement des charges salariales et patronales, des congés payés, des heures supplémentaires et des différentes indemnités. Il y a également l’obligation d’investir dans l’achat de matériel informatique, de fournitures, de mobilier, etc.

Or, avec l’externalisation de la permanence téléphonique, il est possible de réaliser des économies sur le long terme. Le commanditaire sera épargné de ces dépenses lourdes. Il profitera d’un service clé en main. Les télésecrétaires seront opérationnels dans l’immédiat. Le prestataire dispose déjà de tous les moyens matériels et humains pour le traitement des appels.

D’autant plus que le tarif est généralement dégressif. C’est-à-dire qu’il est bien proportionnel au nombre d’appels traités. C’est une réelle option pour les sociétés qui sont très sollicitées par téléphone au quotidien. C’est aussi la meilleure alternative pour les structures qui en reçoivent peu. Autant en profiter pour éviter d’embaucher un secrétaire dédié pour un faible volume d’appels téléphoniques traités au quotidien.

Des services de qualité

L’accueil téléphonique d’une entreprise est indispensable pour améliorer son image de marque et pour soigner sa relation client. Il doit faire une bonne impression dès les premiers échanges. Les agences spécialisées en permanence téléphonique restent professionnelles et compétentes dans l’atteinte de ces objectifs.

Elles mettent effectivement au service des commanditaires des télésecrétaires performants et expérimentés. Ceux-ci connaissent parfaitement les règles régissant la communication téléphonique. Ils savent ainsi mettre en pratique les différents comportements à adopter dans toutes les situations. Ils s’adaptent rapidement à tous les changements. Ils ont un savoir-être particulier qui saura satisfaire les appelants en toutes circonstances.

Ce qui les pousse à être réactifs et professionnels, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise cliente. Autant se tourner vers cette solution plus qu’intéressante pour participer au développement pérenne de sa société. Il suffit de choisir le prestataire adapté pour bénéficier de ces avantages.

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